外国人採用時の注意点1「在留資格を確認しよう」
はじめに、外国人労働者の採用時に注意すべきポイントは在留資格の確認です。
在留資格をもたない外国人の労働は不法就労とみなされます。本人は強制送還、雇い主は3年以下の懲役か300万円以下の罰金が科せられるため必ず確認しましょう。
また、在留資格には、さまざまな種類があります。業務内容ごとに必要な在留資格は異なります。自社で働ける在留資格をもっているかもあわせてチェックしましょう。
この項目では、在留資格の詳しい内容を解説していきます。
日本に在留する資格
在留資格とは、外国人が日本に滞在するための資格です。外国人が日本に滞在する目的に合わせて付与される29種類の資格があり、大きくふたつに分類されます。
・活動に基づく在留資格
・身分または地位に基づく在留資格
活動に基づく在留資格には、就労が認められる資格と認められない資格が存在します。就労が認められている在留資格は24種類あり「就労ビザ」ともよばれていますが、これは日本に入国する際に必要なビザ（査証）とは異なるので注意が必要です。
就労ビザの種類は外務省のHPに記載されているため、確認しておきましょう。
また「永住者」や「定住者」の在留資格を除いては、就ける業種の範囲や在留期間が定められているため、採用したい外国人がどの在留資格をもっているかを必ず確認しましょう。
「身分または地位に基づく在留資格」とは、日本の大学に留学するために訪れた外国人の方には留学活動に基づいた在留資格が与えられますし、日本人と結婚した外国人の方には「日本人の配偶者など」の在留資格が与えられており、就労が認められています。
在留資格の申請
自社で就労するための適切な在留資格をもっていない外国人労働者を採用する場合、新たに在留資格を申請する必要があります。
申請の手続きは対象となる外国人労働者の状況によって異なるため確認しておきましょう。
海外に住んでいる方を雇用する場合
「在留資格認定証明書の交付申請」をします。交付されたら本人に送付し、現地の日本大使館もしくは領事館でビザ（査証）を申請してもらい、来日となります。
日本に住んでいる方を雇用する場合
すでに日本に在住している方を雇用する場合は、在留資格の内容と期限を確認します。既存の在留資格が自社で就労可能ではない場合は「在留資格変更の許可申請」をしてください。
自社で就労可能な在留資格ではあるが、在留期限が3ヶ月を切っている場合は「在留期間更新の許可申請」を行います。
在留資格も期限も問題ない場合でも「就労資格証明書の交付申請」をしておくと、次回の在留資格更新時に不許可になるリスクを下げられるでしょう。
外国人採用時の注意点その2「忘れずに手続きしよう」
外国人採用時の注意点のふたつ目は、各種手続きを忘れずに行うことです。
外国人を採用する際は、さまざまな手続きが必要です。もし手続きを行わないと企業側に罰金が科せられることもありますので、気をつけなければなりません。
また、採用した外国人が仕事面だけでなく生活面でも安心して過ごせるように、必要な手続きは早めに済ませておくと良いですね。
ここでは、外国人の採用時に行う手続きについて見ていきましょう。
ハローワークでの手続き
特別永住者の方と、在留資格「外交」、「公用」の方以外の外国人労働者を雇用するときは、ハローワークに「外国人雇用状況届出書」を提出する必要があります。
届出を怠った場合は、雇い主側に30万円以下の罰金が科せられますので、忘れずに行ってください。
また、日本人の従業員と同じように雇用保険の加入条件に該当する場合は、同時に雇用保険の加入手続きも行います。
年金事務所での手続き
1年以上の雇用予定があり、週の所定労働時間が20時間以上であれば、健康保険や厚生年金などの社会保険の加入が必須です。年金事務所に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出しましょう。
社会保険への加入手続きは雇用開始から5日以内と決められています。手続きは郵送や電子申請でも可能です。
このように、外国人を雇用する際は在留資格の確認や申請以外にも必要な手続きがありますので、気をつけてください。
外国人採用時の注意点その3「受け入れ体制を整えよう」
在留資格の確認や各種手続きを忘れずに行うことは、外国人採用の必要な手順です。社内の受け入れ体制を整えることは、採用した外国人に長く働いてもらうための手段といえるでしょう。
ここでは、どのように受け入れ体制を整えたら良いのか、採用が決まってから入社して働きはじめるまでの流れに沿って見ていきましょう。
就業前の準備
海外に住む外国人の採用が決定したら、航空便の手配や日本で住居の確保を行います。住居探しは、言語に対応していない不動産も存在する可能性があるため、企業側がサポートすることでスムーズに契約できる場合があります。
そのほかにも、住民登録の手続きや電気、水道、携帯電話などの契約も一緒に付き添ってサポートしてあげると良いでしょう。
しっかりコミュニケーションを取る
採用後に注意が必要なのは、言語や認識の違いによるコミュニケーションエラーです。
とくに、労働契約や各種手続きにおいて不明な点や曖昧な点を残さないよう、丁寧に説明する必要があります。
そのほかにも、文化や風習の違いを互いに理解する努力も大切です。なぜなら、文化や風習の違いで、外国人と日本人の従業員との間にいさかいが生じて離職につながるケースも少なくありません。
このようなトラブルを防ぐために、企業側が既存の社員に外国の文化や風習についてアナウンスをしたり、外国人が快適に働けるように職場内を整備してあげたりするのが望ましいでしょう。
たとえば、宗教上の理由で食事の制限がある方のために専用の社食を用意したり、お祈りができるスペースを用意したりしている企業もあります。
また、はじめて日本で働く外国人労働者は、さまざまな面で不安を抱えています。安心して働けるように、メンターを配置して何でも相談できるようにするのも効果的です。
10人以上の外国人を雇用するのであれば、雇用労務責任者の選任が必要となりますので、状況に応じて人材を配置しましょう。
まとめ
外国人の採用時に不要なトラブルを避けるための注意点を3つ紹介してきました。外国人を採用する際は、まず自社で働ける在留資格をもっているかを確認しましょう。その次に、各種手続きを行い、社内の受け入れ体制を整えることで、安心して外国人が働ける環境ができあがります。
ぜひこの記事を参考にして、外国人を採用するための準備をはじめてみてはいかがでしょうか。